Si el presupuesto 2027 de tu empresa va a ser una sola columna de números, te adelantamos el final: se cumplirá otro. El que no escribiste.
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Septiembre y octubre son los meses en los que se decide el año que viene. El presupuesto anual de una pyme que se hace ahora, con calma y con la cifra real de este año delante, sirve; el que se improvisa en enero, no. El problema es que casi todo lo que vas a encontrar sobre el tema son plantillas genéricas: una pestaña de ingresos, otra de gastos, y suerte. Aquí va el método que usamos nosotros, con nombre propio para que puedas citarlo: el Presupuesto a 3 Escenarios. Y una sección entera para la partida que en 2027 ya no puedes despachar en una línea: digitalización e IA.
Por qué el presupuesto único es autoengaño
La escena se repite cada otoño. Se proyectan los ingresos —normalmente algo más que este año, porque queda mal escribir menos—, se restan los gastos conocidos y el resultado se aprueba como presupuesto. Una cifra. Un futuro. Cerrado.
El problema es que esa cifra no es una previsión: es una negociación. El responsable comercial la quiere alta para justificar recursos. Gerencia la quiere alcanzable para no retratarse. El resultado es un número político que no describe ningún año probable: describe el acuerdo al que se llegó en una reunión.
Y la realidad no asiste a esa reunión. En marzo cae el cliente que era el 18 % de la facturación, o entra un pedido que obliga a contratar a dos personas, y el presupuesto único se queda en papel mojado. Nadie lo reabre: se improvisa. Por eso decimos que siempre se cumple el presupuesto que no escribiste: el año real acaba pareciéndose a un escenario que era perfectamente imaginable en octubre, pero que nadie puso por escrito. Y lo que no está escrito no tiene plan.
El Presupuesto a 3 Escenarios no pretende adivinar el futuro. Pretende algo más modesto y bastante más útil: que ningún año probable te pille sin decisiones tomadas.
El método: Presupuesto a 3 Escenarios
Primero, la cifra real de 2026
Los tres escenarios parten del mismo sitio: cómo acaba este año de verdad. A mediados de septiembre tienes ocho meses cerrados y cuatro por estimar; con eso se construye una foto honesta de cierre. No partas del presupuesto que hiciste el año pasado ni de la cifra que te gustaría: parte del dato.
Si esa foto no la puedes tener en una tarde porque la contabilidad va con dos meses de retraso, apunta eso también: acabas de encontrar la primera partida de digitalización de 2027.
Los tres escenarios, en este orden: base, prudente, ambicioso
No son tres hojas de cálculo enormes. Son tres versiones de las quince o veinte cifras que de verdad mueven tu cuenta de resultados.
| Escenario | Qué pregunta responde | Cómo se construye |
|---|---|---|
| Base | ¿Qué pasa si 2027 se parece a 2026? | Cifra real de este año más lo ya firmado: subidas de precios pactadas, renovaciones, convenio, contrataciones comprometidas. Sin épica. |
| Prudente | ¿Aguanto si cae mi mejor cliente o el mercado se enfría? | Ingresos un 15-20 % por debajo del base. Y lo importante: qué gasto cortas, en qué orden y en qué mes. Con nombres, no con porcentajes. |
| Ambicioso | ¿Qué tengo que comprometer para crecer? | Los ingresos del plan comercial si sale bien, y la inversión que hay que adelantar para servirlos: personas, sistemas, caja. |
Dos reglas para que esto no se convierta en teatro. Una: los tres se escriben con el mismo detalle. El prudente suele quedarse en una frase incómoda que nadie desarrolla, y así no sirve; de hecho es sobre todo un ejercicio de tesorería, del tipo que un myCFO hace con red. Dos: cada escenario lleva sus decisiones asociadas —qué se corta, qué se contrata, qué se aplaza— y el disparador que lo activa. Un escenario sin decisiones es un adorno.
Las partidas que se olvidan siempre
Da igual el escenario: hay cuatro partidas que casi ningún presupuesto de pyme recoge y que aparecen todas, todos los años.
- Renovaciones de licencias. El software que ya tienes no cuesta lo mismo el año que viene: las renovaciones llegan con subida y con módulos nuevos «recomendados». Lista cada contrato con su fecha de renovación y su precio actual.
- Mantenimiento. Todo lo que implantaste en 2025 y 2026 hay que mantenerlo: actualizaciones, soporte, pequeños ajustes. Si tu presupuesto tecnológico solo tiene compras y no tiene mantenimiento, está mal.
- Formación. La diferencia entre una herramienta que se usa y una que se paga es casi siempre formación y adopción, no la herramienta.
- El coste interno de implantar. Las horas de tu equipo probando, migrando datos y cambiando hábitos no aparecen en ninguna factura, pero salen de la misma capacidad con la que facturas. Es la partida más olvidada de todas.
Así queda la partida tecnológica en los tres escenarios de una pyme tipo. El caso que sigue es un ejemplo construido: los números son inventados; los problemas, no.
La partida nueva: digitalización e IA en el presupuesto anual de tu pyme
Hasta hace poco, la partida tecnológica de una pyme eran las licencias y poco más. En 2027 tiene tres bloques —lo que ya pagas, lo que la ley te obliga a pagar y lo que decides invertir— y conviene tratarlos por separado, porque se deciden con lógicas distintas.
Antes de reservar un euro nuevo, mata el shelfware
Shelfware: software que pagas y no usas. No es un problema marginal. Según los datos de Vertice sobre gasto SaaS gestionado, en el segundo trimestre de 2026 el 65 % de las licencias estaba sin usar o infrautilizado. Zylo llega a una foto parecida por otro camino: el 53 % de las licencias no se usa o apenas se usa. Entre la mitad y dos tercios de las licencias que se pagan, según la fuente, no están trabajando.
Por eso la primera línea del presupuesto tecnológico de 2027 no es una compra: es una lista de cancelaciones. Antes de reservar dinero nuevo, saca el inventario de licencias, cruza cada una con su uso real y cancela antes de la renovación, no después. En una pyme normal, este ejercicio libera una parte relevante del presupuesto que ibas a pedir. De por qué se acumula software que nadie abre —y de cómo evitarlo al comprar— hablamos en este artículo.
La IA se presupuesta por caso de uso, no como «partida de innovación»
La ola es real: según la encuesta de YouGov para IONOS (unas 4.000 pymes europeas, 514 españolas), el 35 % de las pymes españolas planeaba invertir en IA en 2026, frente al 22 % del año anterior, y el 57 % destinará hasta un 20 % de su presupuesto de digitalización a esta tecnología. Lo que falla no es la decisión de invertir: es cómo se escribe en el presupuesto.
Una «partida de innovación» sin destino concreto es la forma más rápida de gastar sin retorno: se acaba usando en la demo más vistosa del año, no en el proceso que más duele. Nuestra regla en el Presupuesto a 3 Escenarios es que «IA: 10.000 €» no entra. Entra «lectura automática de facturas de proveedor: tanto de coste, tanto de ahorro estimado, payback de tantos meses». Cada caso de uso con su cuenta hecha antes de reservar el dinero: cómo hacerla, partida a partida, está en cómo calcular el ROI de un proyecto de IA.
Con esa cuenta, el reparto entre escenarios sale solo: los casos con payback corto y proceso estable van al base; los que dependen de que el volumen crezca, al ambicioso; y en el prudente sobrevive únicamente lo que ahorra caja este mismo año.
Lo que entra sí o sí en 2027: Verifactu y factura electrónica
Hay una parte del presupuesto tecnológico de 2027 que no depende de tu ambición ni de tu escenario: la marca el BOE.
Verifactu. Tras el aplazamiento aprobado por el Real Decreto-ley 15/2025, el calendario vigente es este: 1 de enero de 2027 para las empresas que tributan por el impuesto sobre sociedades y 1 de julio de 2027 para autónomos y el resto de obligados. Lee la primera fecha otra vez: si tienes una SL, tu software de facturación tiene que cumplir el reglamento el primer día del año que estás presupuestando ahora. La partida incluye la licencia o actualización del software certificado, la migración si tu programa actual no va a adaptarse, y las horas internas de cambiar el proceso. Ya hubo dos aplazamientos y no es sensato presupuestar contando con un tercero.
Factura electrónica B2B. Es una obligación distinta —se confunden constantemente— que viene de la ley Crea y Crece: su reglamento ya está aprobado (Real Decreto 238/2026), pero los plazos cuentan desde una orden ministerial que aún no se ha publicado: un año desde esa orden para las empresas que facturan más de 8 M€, dos para el resto. La fecha exacta no la sabe nadie todavía; que va a llegar, sí. En el presupuesto 2027 entra al menos la adaptación de tus procesos de facturación y cobro. Qué obligación te afecta, cuándo y con qué software, lo desmontamos pieza a pieza en Verifactu o factura electrónica.
Si todo esto te suena a demasiado para un otoño, no es un problema de presupuesto sino de orden: el presupuesto fija cuánto; la secuencia de ejecución es otra conversación, la de la hoja de ruta digital de 90 días. Y si prefieres que alguien lo mire contigo desde dentro, ese es exactamente el trabajo de myCDO: sentarse en tu lado de la mesa cuando el proveedor de turno te enseña el catálogo.
- Cierra tu mejor estimación de 2026. Ocho meses reales más cuatro previstos, en las quince o veinte cifras que mueven tu cuenta de resultados. Es el punto de partida de los tres escenarios; sin ella, todo lo demás es decorado.
- Saca el inventario de licencias con fecha de renovación y precio. Marca las que nadie ha abierto en los últimos 90 días y decide cuáles se cancelan antes de renovar. Ese dinero es tu primera fuente de financiación para 2027.
- Escribe primero el escenario prudente. Es el que nadie quiere escribir: si los ingresos caen un 15 %, qué gasto cortas, en qué orden y en qué mes. Verifactu y la factura electrónica quedan dentro también en este escenario: son de las pocas partidas que no se tocan.
Si quieres contrastar tu borrador de presupuesto 2027 —o no sabes qué poner en la partida tecnológica—, en la auditoría gratuita lo revisamos contigo: qué licencias sobran, qué obligaciones te afectan y qué caso de uso de IA tiene números para entrar en el escenario base. Es media hora en septiembre que te ahorra discusiones en enero.
Y si solo quieres la cuenta de la IA, la calculadora de ROI de IA es abierta y no te pide hablar con nadie.
Fuentes
- Vertice. Unused SaaS applications: 65 % de licencias sin usar o infrautilizadas, datos del segundo trimestre de 2026.
- Zylo. Shelfware: cost, causes, and how to avoid it: 53 % de licencias sin uso o con uso mínimo.
- IONOS. El 35 % de las pymes españolas invertirá en IA en 2026, encuesta de YouGov realizada entre enero y marzo de 2026 (514 pymes españolas de una muestra europea de unas 4.000).
- Calendario Verifactu tras el Real Decreto-ley 15/2025: página oficial de la AEAT sobre sistemas informáticos de facturación y resumen del aplazamiento en Infoautónomos.
- Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas («Crea y Crece»), texto consolidado en el BOE, artículo 12 (factura electrónica B2B), desarrollado por el Real Decreto 238/2026: los plazos cuentan desde una orden ministerial pendiente de publicación.