Casi todas las pymes con las que trabajamos tienen, en algún cajón de su presupuesto, una licencia que nadie usa.
Un CRM con el quince por ciento de los contactos cargados. Un módulo del ERP que se pagó en la implantación y nunca se llegó a configurar. Una herramienta de gestión de proyectos que sobrevivió tres meses.
Durante años lo tratamos como una anécdota de cada empresa. Resulta que es un patrón medido, y de un tamaño incómodo.
Solo el 34 % del gasto en software corresponde a licencias que se usan y se aprovechan. El resto se reparte entre lo que directamente no se abre nunca y lo que se paga muy por encima de lo que se consume. En empresas medianas, los análisis de gasto sitúan el desperdicio entre el 20 % y el 30 % del presupuesto de software.
No es mala suerte ni falta de disciplina: es un error de secuencia que se comete casi siempre igual.
El error: comprar la solución antes de escribir el problema
La secuencia habitual es esta. Alguien detecta un dolor («no sabemos en qué estado está cada pedido»), busca herramientas, encuentra una que promete resolverlo, la compra, y entonces intenta que el proceso de la empresa se adapte a la herramienta.
El proceso no se adapta. Nunca se adapta. Porque los procesos de una pyme están llenos de excepciones que no están escritas en ningún sitio y que solo aparecen cuando ya has pagado.
La secuencia correcta invierte los dos primeros pasos: primero se escribe el proceso real —con sus excepciones—, y después se decide con qué se soporta. A veces la respuesta es una herramienta del mercado. A veces es configurar mejor lo que ya tienes. Y a veces es construir algo pequeño a medida.
La regla de las tres preguntas
Antes de meter cualquier herramienta nueva en tu empresa, contesta a esto por escrito:
| Pregunta | Por qué importa |
|---|---|
| ¿Quién la va a abrir un lunes por la mañana, y para hacer qué? | Si no puedes nombrar a la persona y la tarea, no la compres. «Le dará visibilidad a dirección» no es una tarea. |
| ¿Qué deja de existir cuando esto entre? | Toda herramienta nueva debería matar algo: una hoja de cálculo, un correo recurrente, una reunión. Si no mata nada, no estás digitalizando: estás añadiendo una capa encima del caos anterior. |
| ¿Qué pasa si la persona que la impulsa se va? | Las herramientas que sobreviven están dentro de un proceso obligatorio, no dependen del entusiasmo de alguien. |
Comprar, configurar o construir
No hay una respuesta universal, pero sí un orden de preferencia que aplicamos casi siempre:
Primero: configurar lo que ya tienes
Es la opción más barata y la que más se ignora, porque no es emocionante. En muchas pymes el ERP ya hace el ochenta por ciento de lo que se quiere comprar aparte, solo que nadie lo ha configurado. Nosotros trabajamos con Odoo precisamente por esto: es amplio y se puede ajustar de verdad al proceso real, en vez de al revés. Lo contamos en detalle en la parte de tecnología de myLeanTeam.
Segundo: comprar estándar
Cuando el proceso es común a todo el mundo —contabilidad, nóminas, firma electrónica, correo— no tiene ningún sentido construir. Compra, integra y olvídate.
Tercero: construir a medida, y pequeño
Solo cuando el proceso es específico de tu negocio y es donde compites. Un fabricante con una forma particular de escandallar. Un distribuidor con una lógica de precios propia. Ahí una herramienta interna a medida bien acotada rinde muchísimo.
La clave está en «pequeño». La mayoría de los desarrollos internos que fracasan no fracasan por técnica: fracasan porque intentaron cubrir todos los casos desde el principio. Un desarrollo que resuelve el 80 % del volumen y deja el 20 % raro en manual funciona. Uno que intenta el 100 % no se termina.
Por qué esto ha empeorado
Hay una causa estructural detrás del despilfarro, y no es la pereza. Según el SaaS Management Index 2026 de Zylo, el departamento de sistemas controla hoy solo el 15 % del gasto en software y el 13 % de la propiedad de las aplicaciones. El resto lo compra cada área por su cuenta, con su tarjeta y su criterio.
En una pyme eso se traduce en algo muy reconocible: nadie tiene la lista completa de lo que la empresa paga cada mes. Y lo que no está en una lista, no se cancela.
Cómo detectar que estás sobre-construyendo
Señales tempranas, por orden de gravedad:
- Se están discutiendo casos que ocurren menos de una vez al mes.
- La lista de requisitos ha crecido más rápido que el desarrollo.
- Aparecen pantallas de configuración para opciones que solo va a tocar una persona.
- Alguien ha dicho la frase «ya que estamos».
«Ya que estamos» es el coste oculto más caro de la digitalización de una pyme. Cuando aparezca en una reunión, apúntalo en la lista del siguiente ciclo en vez de meterlo en el actual.
El ejercicio de 30 minutos que deberías hacer este mes
- Saca del banco todos los cargos recurrentes de software de los últimos doce meses.
- Al lado de cada uno, escribe el nombre de la persona que lo abrió la semana pasada.
- Todo lo que se quede sin nombre entra en una lista de cancelación con fecha.
En las empresas donde lo hemos hecho, la primera pasada casi siempre paga varios meses del proyecto que sí hacía falta.
Qué hacemos nosotros
En myCDO el encargo no es «montarte herramientas». Es decidir contigo cuáles merecen existir, integrarlas sobre el ERP que ya tienes, y dejar el proceso funcionando sin que dependa de nosotros ni de una sola persona de tu equipo.
Buena parte del trabajo, de hecho, consiste en quitar: consolidar tres hojas de cálculo en un informe, apagar una herramienta duplicada, eliminar un paso de aprobación que ya no protege nada.
Si tienes una decisión de software encima de la mesa este trimestre, empieza por el diagnóstico digital y el benchmark de madurez digital. Y si quieres una segunda opinión sobre esa compra concreta antes de firmar, para eso está la auditoría gratuita: media hora antes de la firma vale mucho más que media hora después.
Fuentes
- Vertice. Unused SaaS applications, datos del primer trimestre de 2026 sobre más de 30.000 millones de dólares de gasto gestionado.
- Zylo. SaaS Management Index 2026.
- Varisource. Guía de eliminación de licencias sin uso, 2026.